Ivr là gì? Phần mềm này được khá nhiều doanh nghiệp tin dùng, đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển kinh doanh và thành công chiến lược của doanh nghiệp. Phần mềm được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như marketing, tiếp thị bán hàng,… Nếu bạn đang tìm một phần mềm Ivr hỗ trợ doanh nghiệp, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có đầy đủ thông tin về Ivr là gì?.
Ivr là gì? Tại sao tổ chức lại ưu tiên chọn Ivr
IVR, viết tắt của Interactive Voice Response, công nghệ tự động tương tác với khách hàng bằng giọng nói qua điện thoại. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng trả lời các phản hồi của khách hàng, thu thập thông tin khách hàng có nhu cầu thật. Khách hàng có thể tương tác với Ivr bằng cách nhấn phím trên điện thoại, cuộc gọi sẽ tự động được điều hướng đến tổng đài viên. Tùy thuộc vào mục đích hoặc tính năng sản phẩm không giống nhau mà kịch bản của ivr sẽ khác nhau.
Trước đó, khi chưa có Ivr, mỗi nhân viên cần phải xác minh danh tính, gặp bộ phận nào, cuộc gọi có mục đích như thế nào. Cách truyền thống thường làm mất thời gian của khách hàng, đặc biệt có thể dẫn đến quá tải nếu có số lượng lớn khách hàng gọi đến.
Ivr hoạt động như thế nào?
Phương thức hoạt động của ivr là gì? Hệ thống ivr thông thường bao gồm các thành phần mạng điện thoại,TCP/IP, cơ sở dữ liệu,… Tổng đài tự động ivr cung cấp người gọi đến một đoạn hướng dẫn một kịch bản thu sẵn. Đoạn thu tùy thuộc vào mục đích của doanh nghiệp. Bằng cách hướng dẫn người gọi tương tác thông qua việc bấm phím, Ivr dựa vào âm sắc trên bàn phím điện thoại để thực hiện điều hướng cuộc gọi đến bộ phận phù hợp.
Hiện nay, công nghệ càng phát triển. Việc tương tác của người gọi không còn phải thông qua việc bấm số. Thay vào đó, Ivr được tích hợp Voice XML,… giúp khách hàng có thể nói trực tiếp với Ivr.
Đọc thêm: Tầm quan trọng của hệ thống PMS
Một số tính năng của Ivr
- Được doanh nghiệp tích hợp nhiều nhánh ngôn ngữ, ivr giờ đây có thể đáp ứng khách hàng với mọi loại ngôn ngữ khác nhau
- Tạo sự thú vị với người gọi bằng cách tạo ra những lời chào riêng biệt, mang phong cách riêng của doanh nghiệp
- Điều hướng cuộc gọi đến bộ phận CSKH phù hợp
- Phân loại khách hàng
- Thay đổi kịch bản theo từng thời điểm khác nhau
- Cho phép lọc những khách hàng ưu tiên. Điều này giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh chóng các cuộc gọi quan trọng. Ví dụ khi khách hàng vip gọi đến, Ivr tự động điều hướng cuộc gọi đến các bộ phận chăm sóc khách hàng vip hoặc quản lý cấp cao.
- Có thể ghi âm và phát lại file ghi âm cho doanh nghiệp
Tác dụng Ivr là gì?
Ivr được ứng dụng trong thị trường hiện nay:
- Sử dụng hệ thống, phân phối các cuộc gọi đến nhiều phòng ban, giúp người tiêu dùng được kết nối trực tiếp đến bộ phận phù hợp nhu cầu
- Giúp doanh nghiệp thực hiện chiến dịch marketing. Chẳng hạn các cuộc gọi điện giới thiệu sản phẩm nhằm mục đích quảng cáo.
- Ứng dụng trong chương tình truyền hình giải trí. Hỗ trợ người dùng có thể vote, chọn đáp án bằng phương pháp gọi đến và ấn mã bàn phím
Đặc điểm thu hút của ivr
Những điểm thu hút khách hàng của ivr là gì?
- Công nghệ thiết yếu nhất trong hệ thống liên lạc, mang lại nhiều trải nghiệm, giúp tăng hiệu quả với chi phí thấp
- Tăng độ nhận diện thương hiệu bởi mỗi doanh nghiệp sẽ chọn một kịch bản riêng. Từ đó dễ dàng ghi được dấu ấn trong lòng khách
- Cung cấp đầy đủ thông tin nhất cho khách hàng. Có thể nói công cụ Ivr được tích hợp một kịch bản có sẵn với đầy đủ thông tin nhưng vẫn giữ được độ hài lòng với người tiêu dùng
- Tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh
- Tiết kiệm chi phí
- Truy cập khách hàng không giới hạn
Song song với những đặc điểm trên vẫn tồn tại nhược điểm. Một số người không thích nói chuyện với máy móc, đó được xem như nhược điểm lớn nhất của ivr. Ngoài ra còn một nhược điểm nữa khiến người tiêu dùng khá khó chịu bởi mất thời gian chỉ vì menu điện thoại quá nhiều. Để có thể khắc phục việc này, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm có tích hợp giọng nói thật, sử dụng kịch bản với menu không quá 4 lựa chọn. Điều đó có thể tăng trải nghiệm của khách hàng nhưng giữ được độ hài lòng.
Ivr mang lại giá trị cho doanh nghiệp
Điều doanh nghiệp cần ở Ivr là gì?
- Gia tăng độ nhận diện thương hiệu. Giọng nói, lời thoại có nét đặc trưng, từ đó ghi được dấu ấn mạnh trong lòng khách hàng
- Tăng hiệu quả tương tác với khách hàng. Nhờ hệ thống ivr giúp giải quyết thắc mắc cũng như những đóng góp ý kiến từ khách hàng
- Tiết kiệm chi phí hoạt động trong việc tìm kiếm, phân loại khách hàng. Ngoài ra vẫn giữ được độ hài lòng với khách hàng
Với những lợi ích trên, Ivr được khá nhiều doanh nghiệp ưu tiên bởi tính ứng dụng cao. Nhờ có công nghệ Ivr, nhân viên được giảm bớt nhiều công việc. Tuy nhiên không vì vậy mà bộ phận chăm sóc khách hàng mất đi công việc, bởi bộ phận này đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, giúp tăng độ nhận diện thương hiệu, duy trì mối quan hệ với những khách hàng trung thành. Ivr được sử dụng trong đa dạng ngành nghề từ kinh doanh cho đến các ngành giải trí.
IVR tương tác với hệ thống nào?
Nếu bạn đang thắc mắc hệ thống có tích hợp ivr là gì? Hệ thống gọi tự động chắc chắn là phần mềm bạn không nên bỏ qua, đóng vai trò quan trọng mọi chiến dịch quảng cáo tiếp thị.
Các bước thực hiện đơn giản trong hệ thống gọi tự động:
- Thực hiện thu âm một kịch bản vào hệ thống
- Nhập data có chứa số điện thoại khách hàng
- Chọn bản thu bạn đã thu từ trước
- Bấm lệnh thực hiện cuộc gọi. Lúc này, hệ thống sẽ tự động thực hiện cuộc gọi đến khách hàng theo kịch bản của bạn.
- Nếu khách có nhu cầu, hệ thống sẽ tự động chuyển máy trực tiếp đến đầu số của bạn
Chỉ với một vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể tiếp cận hơn một ngàn khách hàng mà không tốn quá nhiều thời gian. Công nghệ giúp tăng hiệu suất cuộc gọi, doanh thu, giảm chi phí vận hành. Bên cạnh đó, phần mềm được đội ngũ chuyên môn cao thiết kế, mang lại giao diện đơn giản nhưng không kém phần tinh tế, dễ dàng triển khai phù hợp với mọi đối tượng khách hàng. Đồng thời, hệ thống luôn đảm bảo về tính ổn định cũng như độ bảo mật cho khách hàng.
